Dans cette période inédite qui nous incite à apprendre à vivre « autrement », une question cruciale se pose : comment intégrer un collaborateur à un projet ambitieux sans l’avoir rencontré physiquement ?

Nous apprenons en marchant et nous constatons que certaines entreprises, ont réglé ce problème depuis longtemps. C’est notamment grâce à certains d’entre eux que nous vous proposons aujourd’hui un récapitulatif non exhaustif des bonnes pratiques qui vont permettre aux plus confiants d’avancer malgré le confinement, et l’isolement.

Et pour cela, revenons-en aux faits. Vous avez trouvé votre nouvelle recrue après avoir mené vos process avec brio, place maintenant à l’onboarding ! Quels sont les objectifs mais aussi les tenants et aboutissants d’un bon Onboarding, et comment l’adapter en période de confinement  en full remote ? Sans surprise, il semble que le souci du détail, la minutie, la créativité et la proximité relationnelle soient des maîtres mots en la matière. Et il semblerait que toute entreprise devrait poursuivre 3 objectifs majeurs pour intégrer au mieux un collaborateur, tout en respectant 6 principes de bases qui maximisent les chances que l’Onboarding à distance se passe dans les meilleures conditions possibles.

Les trois objectifs de l’onboarding d’un nouveau collaborateur

Permettre une adaptation rapide à la culture de l’entreprise et aux tâches quotidiennes : outils, technos, organisation, workflow, méthodes, ADN de l’entreprise, jargon, vision produit, projets à court, moyen et long terme etc.

Clarifier rapidement les exigences comportementales et professionnelles attendues au sein de l’entreprise : règles de vies, rituels, savoir-êtres spécifiques etc.

Permettre au nouvel arrivant de se sentir rapidement intégré et à l’aise (malgré la distance) dans son poste, dans son service et dans l’entreprise.

Les 6 principes fondamentaux pour réussir à onboarder un développeur en full remote

Préparation :

L’intégration est une des phases où se joue la première impression que le dev va avoir de son entreprise et de son métier, or « on n’a pas 2 occasions de réussir sa première impression ». Il est fondamental que le nouveau collaborateur se sentent « attendu » et montrer que tout a été préparé en amont de son démarrage d’activité. Cette préparation minutieuse est gage pour le nouvel « arrivant » qu’il rejoint une équipe sérieuse, bien organisée, et qui prend au sérieux le confort et le bien-être de ses collaborateurs, dès le premier jour.

Proximité :  

Le temps précieux investi au tout début d’une relation de travail porte ses fruits pendant les années qui suivent. Le Lead tech’, ou l’Engineering Manager, souvent au cœur du processus, doit consacrer beaucoup de temps au nouveau collaborateur : le mot d’ordre c’est proximité relationnelle. Qui plus est à distance ! Et la tension inhérente au marché du recrutement de profils tech’ nécessite de prendre grand soin des développeurs talentueux que l’on vient de réussir à attirer sur le projet. L’objectif est donc de créer de la confiance et des liens forts. Il est primordial pour le CTO ou pour le Lead de multiplier les interactions et les temps d’échange, que ce soit en individuel ou lors de temps collectifs tels que le backlog grooming ou le stand-up meeting.

Curiosité :

Si le nouvel “arrivant” doit bien entendu s’acculturer à l’entreprise, il est indispensable de s’acculturer au nouvel arrivant et de s’intéresser à sa personnalité et à son identité. Il est fondamental de se montrer curieux et de poser toutes sortes de questions sur ce qui le rend heureux, son histoire, ses qualités, ses idées et les moments où il s’est senti le mieux au travail. Cette démarche a bien entendu été débutée lors de la phase de recrutement mais doit à tout prix être prolongée lors des premières semaines de collaboration et ainsi être en mesure de s’adapter, du moins en partie, aux inspirations profondes du nouveau venu.

Ouverture et transparence :

Vous avez aussi tout intérêt à communiquer sur tous les défis auxquels l’entreprise fait face, même quand la fiche de poste du nouvel arrivant semble a priori éloignée de certains sujets. Quand ils ont la vision globale de l’entreprise, les membres d’une équipe produit au sens large sont plus engagés et se sentent mieux intégrés dans l’entreprise (« on est tous dans le même bateau »). Il est important que le développeur comprenne tous les métiers de l’entreprise, qu’il participe à un maximum de conf’call, et que les utilisateurs finaux soient le plus souvent possible au cœur du sujet. Cela permet de poser dès le départ les bases d’une méthodologie “user centric” et “amoureuse du problème et non de la solution”.

Il faut aussi que les juniors soit transparents sur les difficultés qu’ils rencontrent pour ne pas s’embourber en restant bloqués seuls sur une difficulté technique.

Convivialité :

L’un des gros point noir du full remote, c’est que les collaborateurs ne planifient des réunions uniquement pour se parler du travail et de l’opérationnel tandis qu’en présentiel, les temps de pauses, les repas, les rassemblements autour de la machine à café sont autant de temps de convivialité et de cohésion qu’il faut, même s’il y a moins de spontanéité, programmer, voir ritualiser, notamment à l’arrivée d’une nouvelle personne au sein de l’équipe produit.

Plus le nouvel “arrivant” s’amuse et s’intègre de manière ludique, plus il prend rapidement la mesure du poste et plus la mémorisation des informations clés est facilité. Nous vous suggérons ci-dessous une liste de divertissements en ligne basée sur la coopération et la cohésion. Ils pourront alors fluidifier l’arrivée du nouvel arrivant au sein de sa nouvelle équipe, et favoriser les échanges informels de vos différentes features teams qui auront la possibilité de créer des interactions fun et ludiques, et ainsi, contrebalancer le côté “boulot / boulot” du full remote.

La culture de l’écrit :

La distance a un énorme avantage, notamment pour les startups qui cherchent à scaler… Cela force toutes les équipes à mettre ce qu’elles font par écrit pour pouvoir partager les informations de manière asynchrone (nous y reviendrons). Il est donc indispensable de formaliser les processus et de donner un maximum de visibilité sur l’avancement des différentes features de la roadmap sur lesquels les équipes avancent. Cela a également pour vertu de casser les silos, de partager la grande majorité des informations et de mettre en lumière les avancées des différents projets avec un maximum de transversalité et de transparence.